Comment rendre vos réunions en visioconférence plus confortables ?

Le retour en présentiel se fait de plus en plus pressant, mais un village d’irréductibles Visio conférenciers résiste encore et toujours à l’envahisseur.

Par souci d’économie – de temps, de transports -, mais aussi par précaution pour sa santé – et celle de son foyer-, certaines personnes et organisations continueront d’utiliser la visioconférence pour travailler en équipe et faire le point sur des projets.

C’est le cas notamment des entreprises dont les salariés se trouvent dans différentes régions de France ou à l’étranger. Pourtant, selon une étude menée par Deskeo, 2 personnes sur 3 éprouvent des difficultés pour utiliser les outils de visioconférence et le moins qu’on puisse dire, c’est que ce n’est pas toujours confortable.

Voici quelques astuces pour que vos visioconférences deviennent (enfin) agréables.

Garder votre vie privée, privée

Avec le succès grandissant des espaces de travail partagés et le nomadisme numérique, les outils et systèmes pour garder un peu de « privacy » connaissent un succès grandissant, tels que les filtres de confidentialité. Sur Zoom, Teams, Google Meet, Starleaf vous avez la possibilité de flouter ou remplacer l’arrière-plan de votre caméra.

Pratique, quand on n’a pas une superbe bibliothèque pour crâner auprès de ses collègues.

Attention, vous êtes filmés

Les usages pendant la réunion en visioconférence

Plus encore qu’en présentiel, il est indispensable que chacun puisse s’exprimer. Les impulsifs devront prendre sur eux car en visioconférence, la règle c’est d’attendre son tour.

Les bruits de respiration, les larsens, les bruits environnants perturbent la salle de réunion virtuelle qu’est la visioconférence. Pour toutes ces raisons, il est conseillé d’adopter le réflexe de couper son micro lorsqu’on n’a pas la parole et de lever la main pour l’avoir. Les systèmes de visioconférences disposent généralement de ce type de fonctionnalité en plus d’un chat, qui permet de s’adresser à tous ou à une personne en particulier.

Robert Kelly interrompu en direct sur BBC par ses enfants, en mars 2017. L’image avait fait le tour du monde.

Bien s’équiper pour plus de confort

Les visioconférences, on le sait, peuvent être fatigantes. Elles ajoutent du temps de présence devant les écrans quand les réunions en physique permettaient non seulement de socialiser, mais aussi, de décrocher de l’ordinateur.

Ajouté à cela, la présence de personnes autour comme dans un espace de coworking ou à son domicile peut constituer un stress, surtout quand on doit intervenir.

Pour réduire ce stress et gagner en confort il existe quelques astuces et/ou équipements qui permettent de mieux entendre la conversation sans déranger les autres, d’être mieux entendu et de ne pas être dérangé par les bruits environnants quand on ne peut pas s’isoler  dans une pièce fermée :

• Tous les espaces de coworking dignes de ce nom disposent d’un espace équipé de pièges à son ou d’espaces isolés : repérez-les avant votre réunion
• Pour être bien entendu et pour bien entendre les autres, une seule solution : le casque avec micro – ne soyez plus dérangé par les bruits environnants
• Pour prendre des notes en même temps que la réunion, un 2^nd écran vous facilitera la tâche
• Vous avez trouvé une salle de réunion et vous êtes plusieurs ? Assurez-vous que cette salle dispose d’un speakerphone, de sorte que vos collaborateurs entendent les intervenants et soient entendus
• Enfin, un dernier conseil : si votre réunion fait l’objet d’un compte-rendu, demandez aux participants de se présenter systématiquement lorsqu’ils prennent la parole – il sera beaucoup plus simple d’attribuer des propos à son auteur.

Et vous, comment faites-vous pour rendre vos réunions en visio plus confortables ?