Télétravail : 5 conseils pour une visioconférence presque parfaite

Le Covid 19 a durablement modifié nos sociétés, et nos façons de travailler.

Le personnel au contact du public se trouve derrière une plaque de plexiglas, les clients doivent porter un masque avant d’entrer dans un magasin et parfois, on ne peut pas être plus de deux dans une boutique.

Dans les entreprises, les conséquences sont également visibles : espacement des postes de travail, cantines fermées, et, donc, télétravail pour éviter la promiscuité.

Désormais, pour limiter le nombre de personnes dans un bureau, de plus en plus d’entreprises recourent au télétravail. Ce qui implique nécessairement une explosion du nombre de visioconférences. Et le confinement n’a pas été avare en exemple de visioconférences « trollées » même si dès 2017, un exemple du genre avait déjà fait le tour du monde.

Voici nos 6 conseils pour réussir votre visioconférence !

1. Choisissez l’environnement adéquat

Pour réussir votre visioconférence, choisissez le bon endroit pour commencer.

Trouvez un endroit calme, depuis lequel aucun participant n’entendra le son de la console de jeu du fiston ou le bruit du marteau-piqueur des travaux dans la rue.

Privilégiez un cadre sobre, et une pièce rangée, du moins dans le champ de vision ! Si possible, placez-vous devant un mur blanc. Cela n’a pas besoin d’être lugubre, bien entendu, mais moins il y a de distraction, mieux c’est.

Pour ceux qui utilisent Canva : jetez un coup d’œil aux arrière-plans virtuels Zoom :-)

2. Choisissez l’outil de visioconférence adéquat

Join.me, Zoom, Hangout Meet… Les outils de visioconférence ne manquent pas, mais chacun a ses spécificités… et son prix.

Certains consomment une bande passante importante, d’autres limitent le nombre de participants, d’autres encore vous permettront d’enregistrer… Zoom et Join.me permettent par exemple de partager un écran. Hangout est compatible avec un grand nombre de terminaux.

Tout dépend du terminal des personnes avec qui vous organisez cette visioconférence. Aussi pour réussir votre visioconférence, restez sur les outils les plus connus, pour commencer. Un grand nombre de personnes s’est mis à la visioconférence pour la 1ère fois ces dernières semaines !

3. Ne laissez tomber personne

Lancer une visioconférence avec d’autres participants, c’est un peu entrer dans l’intimité des uns et des autres, parfois isolés. Certains peuvent se sentir mal à l’aise avec l’outil, voire rencontrer des difficultés à l’utiliser.

Si vous êtes organisateur de visioconférence, ne laissez pas tomber les participants qui n’arrivent pas à se connecter. Aidez-les, proposez des alternatives –messagerie instantanée, communication téléphonique avec haut parleur…-, quitte à faire attendre un peu les autres. Dans le virtuel et a fortiori en ces temps d’incertitudes, nous avons besoin de sentir que le groupe auquel nous appartenons est soudé et que personne n’est oublié sur le bord du chemin.

De même, établissez une procédure simple mais claire de prise de parole : on lève la main et on attend, ou on intervient dans la messagerie instantanée si on a peur d’oublier sa question et le présentateur répond quand il a fini son développement. Tout le monde doit avoir l’impression de s’y retrouver, et que les échanges sont cadrés.

4. Contrôlez ce que vous montrez

Pour réussir votre visioconférence, vous vous rendrez vite compte qu’un deuxième écran n’est pas superflu. En effet, si vous êtes celui ou celle qui organise la visioconférence, vous vous rendrez vite compte qu’en partageant votre écran, vous partagez… un peu tout. De même, rester chez soi en jogging c’est bien. Mais avouez qu’on a vite honte de se retrouver décoiffé devant son N+1 et ses collègues.

Les bons réflexes :

Fermer tous les onglets inutiles si vous n’avez pas de second écran et que votre navigateur est déjà un peu chargé
Si vous risquez de chercher un fichier sur votre bureau, privilégiez un fond d’écran neutre, plutôt qu’une photo de vous en maillot à Punta Cana
Si vous disposez d’un second écran, ne partagez que celui-ci
Placez votre camera de sorte qu’on vous voit le haut du buste
Adoptez une tenue équivalente à celle dont vos collègues ont l’habitude, sans être tiré/e à quatre épingles.

5. Soyez naturel

Tout le monde sait que vous êtes chez vous, et tout le monde commence à expérimenter les désagréments du travail à domicile, qui pour certains, ne constitue pas le meilleur cadre de travail.

Cependant, la tendance est à la transparence, au « parler vrai », à l’authenticité.

La bonne nouvelle, c’est que, du coup, vous n’êtes pas obligé de faire semblant. Personne ne vous tiendra rigueur si, en l’espace de quelques heures, vos enfants entrent dans la pièce ou si vous buvez votre mug de café à l’écran. Après tout, si vous travaillez dans un open space, vous faisiez déjà cela en « live ».

Si vous avez la culture « coworking », ce sera encore plus simple puisque vos coworkers sont déjà habitués à être concentrés dans une ambiance décontractée.

Décontractée, mais pas non plus euphorique à tout prix. En effet, les moments forcés de convivialité sont eux aussi perçus comme pénibles pour de nombreux salariés.

Comme toujours, il reviendra au dirigeant ou au responsable de trouver le bon équilibre pour permettre à chacun de s’y retrouver, tout en participant au travail collectif.

Robert Kelly interrompu en direct sur BBC par ses enfants, en mars 2017. L’image avait fait le tour du monde.