Tout savoir sur la domiciliation d’entreprise : où ? Pourquoi ? Comment ? (et combien )

Startuppers, dirigeants de TPE, associatifs, consultants, auto-entrepreneurs… Tous ces professionnels sont concernés par la domiciliation d’entreprise.

De quoi s’agit-il ?

La domiciliation professionnelle consiste pour un professionnel à pouvoir indiquer comme adresse légale du siège de son activité l’adresse d’un centre de domiciliation, très souvent un centre d’affaires, et ce pour de nombreuses raisons. En effet, le choix de l’adresse est un des éléments stratégiques et pratiques d’une activité professionnelle car celle-ci doit figurer sur tous vos courriers et documents officiels, comme vos factures.

On a passé en revue toutes les questions que vous pourriez vous poser à ce sujet.

Est-ce que la domiciliation d’entreprise est obligatoire ?

Il n’existe aucune obligation légale de recourir à un service de domiciliation professionnelle. Vous pouvez très bien domicilier votre entreprise dans votre local si vous en disposez d’un, et votre association, comme c’est très souvent le cas, à votre domicile.

Néanmoins, la loi vous oblige bien à indiquer une adresse de siège légal pour votre activité professionnelle ou associative. Cette adresse administrative sera l’adresse de référence pour tout ce qui concerne l’activité :

• Edition de documents légaux : factures, lettres recommandées…
• Réception du courrier, des colis
• Recours de la part de fournisseurs, clients, autorités de l’état…

Dans tous les cas, votre activité doit être située à une adresse et c’est au dirigeant, avec  éventuellement son ou ses associés, de la choisir.

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Quelle différence y a-t-il entre une boîte postale et une domiciliation ?

Un service de boîte postale consiste à proposer à une entreprise ou une association de disposer d’une boîte aux lettres dans un bureau de poste. Cela permet de réceptionner et de garder le courrier en lieu sûr en attendant que quelqu’un vienne le récupérer. Les adresses de boîte postale sont indiquées de la mention « BP ».

Cette solution présente néanmoins quelques inconvénients :

• Une adresse de boîte postale ne peut pas constituer une adresse de siège social
• Ce service se limite à réceptionner le courrier et les colis
• Tous les bureaux de poste ne proposent pas ce service, or, l’adresse doit se trouver dans la même commune que celle de l’activité.

Où peut-on domicilier une entreprise ?

Dans une société de domiciliation. Ce service fait partie des services proposés dans un centre d’affaires.

Il est alors très pratique pour une jeune société qui ne dispose pas encore de locaux propres de disposer à la fois de bureaux tout équipés, d’avoir son adresse officielle, et de recevoir ses clients au même endroit : c’est un gage de sérieux et de cohérence pour ces derniers.

Généralement, les centres d’affaires se trouvent dans des endroits agréables ou emblématiques. En adoptant leur adresse, votre activité acquiert un peu de ce prestige. Une adresse dans un centre d’affaires fait davantage professionnelle qu’une adresse d’un particulier aux yeux d’un client ou d’un partenaire. Sans compter qu’avec des outils comme Google Street View, les curieux qui chercheront vos bureaux verront un immeuble d’affaires, plutôt que la maison familiale.

Comment trouver une société de domiciliation et sont-elles toutes sérieuses ?

En cherchant « domiciliation d’entreprise » sur internet et en comparant ! :-)

Car, en effet, vous allez devoir comparer les offres. C’est à la portée de tout le monde, on vous rassure. Il vous faudra simplement comparer le contenu des offres :

• Le tarif -> à l’année, et tous frais compris
• Délai d’engagement et délai de résiliation, le cas échéant
• Services inclus: notification de recommandés et de colis, renvoi de courrier…
• Les prestations possibles mais en option.

Concernant le sérieux des sociétés, il est conseillé de faire une simple recherche sur internet, pour en savoir plus sur les avis des clients.

En tout état de cause, sachez qu’une société de domiciliation ne peut vous proposer ce service que si elle a reçu un agrément préfectoral officiel, renouvelable tous les 6 ans. En effet, une société de domiciliation doit remplir un certain nombre de critères et est agréé par la préfecture.

En quoi consiste la domiciliation d’entreprise ?

Comme nous l’avons vu plus haut, ce service consiste à pouvoir déclarer comme adresse légale de votre activité professionnelle -ou associative- l’adresse d’un centre d’affaires.

Ainsi, vous pourrez indiquer cette adresse sur toutes vos factures et vos documents légaux, ce qui est une obligation légale.

Vous recevrez tout votre courrier et vos colis à cette adresse.

Tout ce qui concerne votre activité professionnelle ou associative sera en quelque sorte délocalisé dans ce centre d’affaires.

Quand peut-on recourir à un service de domiciliation ?

Domicilier votre entreprise dans un centre d’affaires peut se faire au moment de la création de votre société, lorsque vous rédigez les statuts. Si vous avez recours à ce service dès le début de votre activité, il vous suffira d’indiquer dès la création de votre société l’adresse du centre d’affaires comme adresse légale. Après avoir signé votre contrat de domiciliation et réglé au moins le premier mois de prestation auprès du centre d’affaires, bien entendu J

Si vous avez déjà déposé vos statuts, vous devrez déclarer un transfert de siège social et procéder aux démarches suivantes :

• Publication de l’annonce légale de transfert de siège social dans un délai d’un mois, dans le ou les départements concernés –celui de l’ancien siège et celui du nouveau, s’ils sont différents
• Modification des statuts,
• Formalités auprès du greffe du Tribunal de Commerce.

Combien coûte un transfert de siège social ?

La publication de l’annonce légale dans un Journal d’Annonces Légales (JAL) varie entre 150 € et 200 €, selon les départements.

La démarche auprès du greffe du Tribunal de Commerce est également payante : de 127 € HT pour une EURL ou une SASU à 242 € HT pour les SARL, SAS et SCI lorsque le siège est transféré dans le même département, et respectivement 173 € HT et 289 € HT lorsque le siège est transféré dans un autre département.

Combien coûte un service de domiciliation ?

Généralement entre 20€ HT/ mois et 60€ HT/ mois et les écarts s’expliquent essentiellement par les services parfois inclus dans la prestation :

• Notification par mail ou par téléphone de courriers importants
• Réexpédition de courrier
• Heures de location de bureau incluses
• Permanence téléphonique et compte-rendu quotidien des appels.

Une domiciliation dans un centre d’affaires peut aussi être l’occasion de faire « plus pro ». En effet, outre l’adresse, un centre d’affaires peut mettre à votre disposition une ligne téléphonique ou réceptionner les appels que vous recevez à un numéro à certaines plages horaires et assurer un accueil téléphonique lorsque vous n’êtes pas disponible ou que vous ne souhaitez pas être dérangé. C’est comme si vous disposiez d’un/e assistant/e, mais en beaucoup moins cher.

En tout état de cause, un centre d’affaires doit vous détailler précisément les prestations auxquelles vous avez droit au tarif et aux conditions qu’il vous annonce.

Est-ce qu’il existe des services de domiciliation gratuite ?

Oui, chez vous :-)

Néanmoins, gardez à l’esprit que tout ce qui concernera votre activité professionnelle –factures, réception de chèques, etc…-, c’est-à-dire une source de revenus sur laquelle vous comptez, arrivera à cette adresse. Il est donc conseillé d’en choisir une dans un lieu neutre et sécurisé pour plusieurs années.

Sans compter que la domiciliation protège votre vie privée (voir « Pourquoi recourir à une société de domiciliation »).

Peut-on résilier un service de domiciliation d’entreprise ?

Bien sûr.

La domiciliation est un service comme un autre et le délai d’engagement auprès de la société de domiciliation doit être stipulé dès le départ. Généralement, la prestation est souscrite pour un an minimum, puisque, comme nous l’avons vu, un transfert de siège occasionne de nombreuses démarches, et des coûts supplémentaires.

Il conviendra de vous faire clairement expliquer par la société de domiciliation quel est le délai de préavis, le cas échéant.

Pourquoi recourir à un service de domiciliation d’entreprise ?

Les raisons de souscrire à un service de domiciliation d’entreprise sont nombreuses.

Enumérons-en quatre.

Vous êtes souvent en déplacements, chez le client, sur des chantiers, à l’étranger… Et vous ne pouvez pas toujours compter sur la présence d’une tierce personne pour réceptionner les colis et les courriers importants. Une société de domiciliation réceptionnera tout, y compris les recommandés ou les actes d’huissier, et les conservera jusqu’à ce que vous veniez les chercher, sauf si le coût de la prestation inclut le renvoi du courrier et des colis à une autre adresse.

Dans le cas d’une association, où les postes –président, trésorier, secrétaire- sont appelés à changer, il peut être utile d’avoir une adresse dans un centre d’affaires. En effet, il peut être fastidieux de prévenir, chaque année ou tous les deux ans, tous les interlocuteurs d’une association d’un changement d’adresse, simplement parce que le président a changé. La domiciliation vous permet ainsi de garantir une certaine continuité.

Vos locaux ou votre domicile sont le lieu principal de votre activité. Mais disons-le : avoir « appt. 13, bât. B » ou « chemin des pâquerettes » dans votre adresse donne l’image d’un professionnel isolé. Il faut bien comprendre que mentionner l’adresse de l’activité sur les documents légaux est une obligation légale et que mentionner une adresse physique est un gage de confiance pour vos futurs clients et partenaires. L’adresse d’un centre d’affaires sera toujours plus valorisante et montre, même si c’est un service très accessible, que vous êtes prêt à payer un prestataire pour optimiser votre activité et donne l’illusion que vous y êtes physiquement.

Par ailleurs, comme nous l’avons mentionné, votre adresse de siège figure partout :

• Factures, devis
• Lettres recommandées
• Flyers, brochures, livre blanc…
• Pied de mail, mentions légales de votre site web.

Mais aussi sur internet, à la vue de tous, sur les sites répertoriant les entreprises comme Société.com, Verif.com où figurent également clairement le nom, le prénom et la date de naissance du ou des fondateurs. Mais aussi sur des sites comme Who.is, l’Afnic ou nom-domaine.fr qui répertorient les noms de domaine, et leur propriétaire.

Sur ces sites, il est possible d’accéder aux informations que vous aurez spécifiées lors de l’achat du nom de domaine :

• Nom, prénom
• Adresse postale
• Numéro de téléphone.

Si vous avez acheté votre nom de domaine en tant que professionnel, afin de pouvoir signaler cette dépense parmi vos charges, toutes ces informations seront en libre circulation sur internet.

Autant dire que n’importe qui pourra accéder à votre adresse de domicile et votre numéro de portable –nous aborderons ce sujet dans un prochain article- très simplement et sans avoir besoin de pirates informatiques.

Vous avez encore des questions ?  Vous souhaitez en savoir plus sur nos services de domiciliation ?